Da ideia ao escopo

Todo projeto de comunicação, seja ele uma campanha, uma plataforma de relacionamento, a produção de conteúdo para marcas, produtos e serviços, nasce a partir de uma ideia.

 

No início é feita uma definição macro sobre o conceito do projeto e sobre como, no final, esta ideia ficará parecida.

 

Mas como saberemos a viabilidade técnica, financeira e os impactos que esta ideia pode ocasionar na organização sem entendermos seus detalhes?

 

É neste momento que surge o ESCOPO.

 

Definir o escopo de um projeto de comunicação é etapa de vital importância. É a partir da definição do escopo que delimitamos o que será feito, quais produtos e/ou serviços serão entregues, quem participará do time do projeto (seja da agência, seja do cliente), quanto tempo levará, quanto esforço será necessário e quanto custará o projeto.

 

Um escopo mal estruturado levará inevitavelmente a falhas de cronograma e de orçamento, uma vez que os problemas decorrentes da má especificação se farão presentes e a equipe terá que achar caminhos alternativos para a execução do projeto.

 

Sendo assim, antes de escrevermos uma descrição do escopo, é de extrema importância refletirmos sobre as fronteiras. Ou seja, o que está dentro e o que está fora do projeto.

 

O primeiro ponto a ser considerado são as limitações dos estágios do ciclo de vida. Todo produto, serviço ou processo (por exemplo, um concurso cultural) passa por um ciclo de vida, do início até o fim. No início é somente uma ideia. Então é dada alguma definição macro de como ela ficará parecida. A seguir vem o estágio de desenho ou redesenho onde o produto, serviço ou processo é desenhado. Após completar este estágio, o desenho será construído, testado e produzido. Quando o produto, processo ou serviço está obsoleto ou abaixo de sua performance normal, este será encerrado e substituído, completando seu ciclo.

 

Um projeto de comunicação pode abranger todos estes estágios (definir, desenhar, produzir, manter e então encerrar) ou pode abranger somente um ou mais estágios. Por exemplo, caso a necessidade seja desenhar um novo serviço, é esperado que se faça uma pesquisa de mercado ou isto já foi feito anteriormente? É esperado que, simplesmente, se desenhe o serviço ou espera-se também um treinamento para os empregados da empresa?

 

Saber onde começar e acabar coloca uma limitação em volta do escopo do projeto que nos ajuda a compreender e a fazer aquilo que foi esperado e aprovado.

 

Em seguida é de extrema importância identificar quais processos estarão incluídos como parte do seu escopo e quais estão de fora. Os processos incluídos são aqueles que produzirão os produtos e/ou serviços a serem entregues pelo projeto, e que deverão ter naturalmente representantes na equipe de execução.

 

Existem, ainda, os processos que serão afetados pelo projeto. Estes são chamados de processos do cliente. Devemos identificar estes processos também. Eles não são parte do projeto, mas impactam a entrega dos produtos/serviços. Eles podem precisar de um representante no time do projeto também.

 

Em seguida é necessário considerar as superposições no escopo. Descubra como outros projetos, planejados ou em execução, podem impactar este novo projeto. Tanto o cliente quanto a agência precisam estar atentos a isto e designar representantes, caso necessário, para a adequada coordenação dos esforços.

 

Uma vez estabelecido os pontos acima, é necessário escrever a descrição do escopo do projeto. Deve ser algo que comunica o que o projeto produzirá. Devemos descrever em detalhes quais as características e funções do produto/serviço final a ser entregue. Devemos descrever os critérios de aceitação por parte do cliente deste produto/serviço final. E, fundamental, descrever as fronteiras deste escopo.

 

O resultado, podem ter certeza, será uma ideia não só bem concebida, mas bem produzida, viável técnica, financeira e organizacionalmente, onde todos, cliente e agência, estarão de acordo com os objetivos e o resultado final esperado, e ainda mais unidos em busca do sucesso.